Een teamweekend organiseren: zo pak je het aan

Gelukkig zijn er altijd wel een aantal enthousiaste teamleden te vinden met wie je de schouders eronder kunt zetten. In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een teamweekend organiseert. Of je nu bij een voetbalclub, volleybalvereniging of muziekvereniging zit: met deze tips zorg je dat het teamweekend een feestje wordt om nooit te vergeten!

In dit artikel vertellen we je wat je moet regelen voor een geslaagd teamweekend:

De voorbereidingen voor het teamweekend:
Het voortouw nemen
Wie gaan er mee?
Een commissie samenstellen
Het budget bepalen
De datum en het verblijf kiezen
De uitnodiging versturen
Een takenlijst maken
Eten en drinken regelen
Vervoer regelen

Tijdens het teamweekend:
Activiteiten tijdens het weekend
Samen afsluiten op de laatste dag

Na afloop van het teamweekend:
Zo maak je het weekend écht af
Op naar een geweldig teamweekend!
Takenlijst voor de organisatiecommissie (PDF download)

Het voortouw nemen

Er staat dit jaar (nog) geen teamweekend op de planning – misschien is het zelfs iets wat jullie als team nog nooit gedaan hebben. Zonde, want zo’n weekend is niet alleen goed voor de sfeer, maar ook voor de samenwerking. Maar waar begin je? Simpel: iemand moet de eerste stap zetten, en jij kan die persoon zijn. Gooi het idee in de groep, vraag wie mee wil denken en stel samen een groepje enthousiastelingen samen. Wie weet is dit het begin van een mooie traditie: elk jaar een weekend vol gezelligheid, verbinding en nieuwe energie!

Wie gaan er mee op teamweekend?

Met hoeveel mensen je bent verschilt natuurlijk per club. Heb je een klein vriendenteam? Dan ben je misschien maar met 11 mensen. Gaat de hele selectie mee, ben je met meerdere teams, of ga je met een hele vereniging op pad? Dan zit je al snel op 50 mensen of meer. Dat wordt een heel geregel, maar is natuurlijk wel super gezellig!

Het kiezen wie er wel en niet meegaat hangt af van wat je met het weekend wilt bereiken. Overweeg de volgende dingen als je wilt besluiten wie er mee gaan:

• Is het weekend bedoeld voor bonding van alleen je eigen team?
• Wil je verschillende teams of onderdelen bij elkaar brengen?
• Zijn alleen spelers welkom, of ook trainers, coaches en begeleiders?

Ben je er uit wie er mee gaan? Maak dan gelijk een namenlijst, verzamel ook vast de e-mailadressen en telefoonnummers als je die nog niet hebt.

Stel daarna een Whatsapp groep samen en kondig het plan op een leuke manier aan. Deze groep is handig voor de communicatie voor en tijdens het weekend. Pols allereerst alvast (bijvoorbeeld via een poll) of iedereen de intentie heeft om mee te gaan, of liever past.

Een commissie samenstellen

Weet je wie er mee gaan? En zijn ze enthousiast? Dan is het tijd om echt van start te gaan! Een soepel georganiseerd teamweekend begint met een goede commissie. Zo’n commissie bestaat vaak uit 3 tot 6 mensen: klein genoeg om snel te schakelen, maar groot genoeg om ideeën te sparren en taken te verdelen.
Let daarbij op een goede mix van mensen die houden van plannen, regelen én creatief meedenken. Natuurlijk blijft de rest van het team ook betrokken: de commissie staat altijd open voor ideeën en input van iedereen.

Het budget bepalen van je teamweekend

Voor een teamweekend is natuurlijk geld nodig. In sommige gevallen kan je club of vereniging hier geld voor vrij maken. Bespreek dit met je penningmeester.

In veel andere gevallen moet het geld, of in ieder geval een deel ervan, van jullie zelf komen. Bespreek wat een mooi maximum bedrag zou zijn voor een weekend en check of dit bedrag de kosten ongeveer zou dekken. Het is belangrijk dat iedereen de bijdrage op kan brengen en niemand zich gedwongen voelt om mee te doen.

De precieze kosten gaan natuurlijk afhankelijk zijn van hoeveel mensen er mee gaan en wat de accommodatie kost. Maar met een budget in gedachte kun je gerichter zoeken naar een plek en activiteiten die passen in het budget.

Voor een bungalow waar 20 mensen twee nachten in kunnen, moet je al snel denken aan 80 euro per persoon, afhankelijk van de periode en aanwezige voorzieningen. Daarnaast moet je budget overhouden voor eten en drinken en activiteiten. Zo komen de kosten per persoon waarschijnlijk tussen de 100 en 140 euro te liggen.

De datum en het verblijf kiezen

Nu er een commissie is en een budget, is de belangrijkste vervolgstap om de accommodatie te regelen. Hopelijk ben je ruim op tijd begonnen, het liefst een jaar van tevoren! Zo is er genoeg tijd om rustig te kijken welke accommodatie voldoet aan jullie wensen en past binnen het budget. We geven je wat tips voor het kiezen van een datum en accommodatie.

De beste datum

Ben je ruim op tijd begonnen met plannen? Dan kun je het beste gewoon zelf een datum prikken. Als je maanden – of het liefst een jaar – van tevoren bent, zijn de agenda’s hoogstwaarschijnlijk nog leeg. Zo hoef je ook niet met een datumprikker aan de slag te gaan. Begin je pas wat later met regelen, stuur dan wel een datumprikker of poll uit om te kijken op welke datum de meesten kunnen.

Stel je voor: je hebt een datum gecommuniceerd naar het team, maar nu blijkt dat alle leuke accommodaties rond die tijd al vol zitten. Dat wil je natuurlijk voorkomen! Kijk daarom eerst of het verblijf dat je op het oog hebt vrij is op die datum. Dat brengt ons bij het volgende onderwerp:

Een accommodatie kiezen voor het teamweekend

Er zijn veel leuke opties, van een klein huisje in een bungalowpark tot grote zalen met honderd slaapplekken. Het hangt natuurlijk allemaal af van het budget en de grootte van de groep. Met een goede schatting van het aantal verwachte aanwezigen, een idee bij wat het mag kosten en een grove datum, is het tijd om op zoek te gaan.

Het allergezelligste is als je de hele groep in één gebouw kunt, met verschillende slaapzalen en een gezamenlijke ruimte. Een grote tuin en/of buitengebied voor activiteiten en een barbecue zijn al helemaal fijn!

Een aantal zaken waar je op moet letten:

• Is er kookgerei en servies? Je kunt anders ook aan de slag met papieren servies, scheelt ook weer afwas!
• Is er een barbecue? Vaak zijn deze aanwezig bij grote accommodaties, maar check het toch om teleurstelling te voorkomen.
• Zijn er handdoeken en beddengoed? Soms is dit een extra optie: goed om van tevoren te weten zodat jullie dit niet onnodig mee hoeven te nemen.
• Hoe streng zijn de huisregels? Sommige locaties zijn minder geschikt voor teams die in de avond nog gezellig willen doen.
• Wat is er te doen in de omgeving? voor de sporters: is er een voetbal- of tennisveld? Kun je er leuk buiten wandelen? Is er een supermarkt in de buurt?
• Is de gemeenschappelijke ruimte groot genoeg? Kun je er met zijn allen eten? Is er genoeg plek voor spelletjes? Zijn er genoeg stoelen?

Waar mogelijk raden we je aan om van tevoren eens langs te gaan bij de accommodatie. Maak vast wat foto’s van bijvoorbeeld de koelkast zodat je later een goede inschatting hebt van de ruimte. Je gaat er niet vanuit dat het gebeurt, maar toch slim om even te bespreken met de eigenaar van de accommodatie: wie is aansprakelijk voor eventuele schade? zijn jullie verzekerd, mocht er iets misgaan?

De uitnodiging versturen

Nu je de datum hebt geprikt en de accommodatie hebt geregeld, wordt het tijd om het team uit te nodigen! Een teamweekend is natuurlijk hartstikke gezellig en iedereen kijkt er vast en zeker naar uit. Het is dan leuk om met de uitnodiging de gezellige toon al te zetten.

Zit er een creatieveling in je commissie of team? Vraag hem of haar dan een uitnodiging te ontwerpen voor het weekend. Nog leuker: maak met een klein groepje een video-uitnodiging. Zo kan de hele club de komende maanden al uitkijken naar de leuke gelegenheid. We geven je een voorbeeld van wat je allemaal kan communiceren via de uitnodiging:

Vul de uitnodiging aan met je eigen items. Geef een datum aan waarop je de informatie uit de enquête ontvangen wil hebben. Stuur een week en dag voor deze datum een herinneringsmail als je nog niet alles hebt ontvangen.

Zoals je in het voorbeeld ziet, is het slim om een verplichte enquête (bijvoorbeeld via Google Forms) te sturen naar alle teamleden. Op die manier kan je makkelijk alle benodigde informatie verzamelen, zoals:

• Naam, leeftijd, adres en mailadres
• Allergieën of speciale wensen
• Komt de persoon met de auto?
• Aantal plekken over in de auto
• Telefoonnummer + noodnummer
• Indien minderjarig: is er toestemming van ouders?
• Ruimte voor belangrijke opmerkingen

Een takenlijst maken voor het teamweekend

Een teamweekend doe je samen, ook de klusjes. Door van tevoren de taken te verdelen weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht en blijf het weekend soepel verlopen. Daarbij hoeft ook niet al het werk bij de commissie te liggen. Denk aan het verdelen van taken als:

• Begeleiden van de activiteiten
• De catering: koken, maar ook opruimen en eventuele inkopen doen
• Vervoer organiseren

Plan vóór het weekend een overlegmoment met de betrokken helpers in. Zo weet iedereen precies wat de verwachtingen zijn.

Denk ook aan veiligheid:

• Wijs een persoon aan als EHBO’er. Het liefst iemand met ervaring, zoals een bedrijfshulpverlener.
• Zorg dat er een EHBO-koffer aanwezig is.
• Laat iedereen weten bij wie ze terecht kunnen bij noodgevallen.

Het is leuk om een vrijwilliger aan te wijzen als media verantwoordelijke. Die persoon kan dan foto’s en filmpjes maken als aandenken, en misschien zelfs als promotie om nieuwe leden te trekken.

De corveelijst

Naast de vaste taken is het slim om de kleinere klusjes ook eerlijk te verdelen. Tijdens een teamweekend helpt iedereen een handje mee. Denk aan taken zoals:

• Tafeldekken en afruimen
• Afwassen of vaatwasser in- en uitruimen
• Boodschappen doen
• Kamers schoon vegen en opruimen

Maak van tevoren een duidelijke corveelijst en hang deze op een centrale plek. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht en blijft het gezellig én georganiseerd.

Eten en drinken regelen

Voor een grote groep eten en drinken regelen is een uitdaging: naast dat je in moet schatten hoeveel je nodig hebt, werk je waarschijnlijk ook met een beperkt budget. Geen zorgen, met deze tips wordt het een eitje!

Je boodschappen voor het weekend

Het kan lastig zijn om voor een grote groep eten en drinken te halen. We geven je een paar tips om het soepel te laten verlopen:

• Houdbare producten kun je ruim van tevoren inslaan (denk aan snacks, ontbijtgranen, frisdrank, pasta, etc.).
• Verse producten, zoals brood, vlees, en zuivel, haal je het best vlak voor of tijdens het weekend.
• Neem vooraf contact op met de slager, bakker of supermarkt manager om je bestelling door te geven.
• Geef duidelijk aan: Wat je nodig hebt, wanneer je het komt ophalen of je op de dag zelf kunt betalen?
• Houd rekening met dieetwensen en allergieën. Vraag deelnemers hier vooraf naar.
• Zorg voor voldoende gezonde keuzes, zoals groenten, fruit en water. Energie is belangrijk tijdens zo’n actief weekend!
• Beter iets te veel dan te weinig. Heb je houdbare producten of brood over? Verdeel het aan het einde van het weekend onder de deelnemers.

Vind je het lastig om in te schatten hoeveel je nodig hebt? Begin dan eerst bij één persoon: Hoeveel eet je bij het ontbijt, bij de lunch, en in de avond? Eet je tussendoor nog een snack? Zo kun je een redelijke inschatting maken en dit later vermenigvuldigen met het aantal mensen dat meekomt.

Afspraken over alcohol

Als het tijdens het weekend alcohol genuttigd gaat worden is het belangrijk om hier van tevoren afspraken te maken hierover. Wees duidelijk over de regels: zo mag je onder de 18 geen alcohol drinken. Denk na over wat de gevolgen zijn als dit wel gebeurt en wie zorgt voor de handhaving.

Ook voor de 18-plussers moeten er misschien wat gedragsregels worden bepaald. Maak duidelijke afspraken. Spreek bijvoorbeeld af dat je alleen drinkt in de gezamenlijke ruimte. Zorg ook dat er ‘s avonds na 21.00 uur niemand meer naar buiten gaat om zo overlast te voorkomen.

Vervoer regelen

Een teamweekend gaat pas écht goed van start als iedereen er zonder stress aankomt. Hopelijk heb je inmiddels een lijst met de mensen die een auto hebben. Zo kun je redelijk inschatten of er genoeg chauffeurs zullen zijn.

In principe kunnen mensen dit zelf regelen. Je kunt ze een handje op weg helpen:

• Zet een google sheet klaar waarin mensen zichzelf kunnen toevoegen als chauffeur of passagier.
• Geef een deadline voor het invullen van de lijst.
• Check op tijd of iedereen nu vervoer heeft – help eventueel met het maken van de laatste combinaties.

Ga je met meer dan 50 mensen op pad? Dan kun je eventueel ook een tourbus huren. houd er wel rekening mee dat je hiermee al snel meer dan 1.000 euro kwijt bent.

Activiteiten tijdens het weekend

Een belangrijk onderdeel van je clubweekend zijn natuurlijk de activiteiten. Je kunt ze zien als een manier om beter te worden in je sport, als teambuilding en gewoon als leuk tijdverdrijf. Het perfecte weekend heeft een gezonde combinatie van de drie.

Teambuilding

Tijdens het weekend willen jullie elkaar beter leren kennen en een hechter team worden. Je team komt dichter bij elkaar als ze samenwerken tijdens leuke activiteiten. Probeer in ieder geval een activiteit te doen waarbij teams worden ingedeeld: zo kunnen mensen die elkaar normaal minder vaak spreken ook samenkomen.

Ben je met een grotere groep, bijvoorbeeld heel de voetbalclub waar je misschien niet iedereen goed kent? Dan is het een hartstikke leuk idee om het weekend te openen met een kennismakingsspel.

Doe bijvoorbeeld een quiz waarbij jullie elkaar op volgorde moeten zetten, bijvoorbeeld op lengte, leeftijd, aantal huisdieren, of het aantal jaren bij de club of vereniging. Je kunt de vloer ook verdelen in vier velden: A,B,C, en D, dit zijn dan de meerkeuze opties van een quiz. Zo leren mensen elkaar op een grappige manier beter kennen, zelfs als ze al jaren samen op de club zitten.

Vrije activiteiten tijdens het teamweekend

Niet alles hoeft teambuilding te zijn, geef ook ruimte voor simpele activiteiten. Je kunt bijvoorbeeld een bonte avond, improvisatieshow, kennisquiz over de club, of karaokeavond organiseren. Voor de vroege vogels is een vrijwillige ochtendwandeling een leuk idee!

Het is ook leuk om een spel te organiseren dat het hele weekend doorloopt. Denk bijvoorbeeld aan een geheime-rollen-spel waarbij een klein groepje een geheime opdracht krijgt, zoals het ongemerkt uitvoeren van bepaalde acties. De rest van de groep probeert te achterhalen wie deze ‘saboteurs’ zijn. Op de laatste dag worden de winnaars bekendgemaakt.

Sport (of hobby) activiteiten

Naast spelletjes en vrije activiteiten is het weekend ook een mooie kans om beter te worden in jullie sport of hobby. Een normale training of repetitie is wat suf: dit is het moment voor iets speciaals. We doen een paar leuke suggesties:

• Boek een nieuwe trainer, dirigent of instructeur: Deze persoon kan frisse energie en nieuwe ideeën meebrengen.
• Train in een andere samenstelling: Bijvoorbeeld in kleinere teams die je later op de dag samen brengt, of juist in een grotere groep.
• Breng een expert uit een andere discipline: Laat een hockeytrainer de voetballers leiden, zet een jazzmuzikant voor de fanfare of misschien een drill instructeur voor de tennissers. Denk na over wie je binnen je kringen kent en of er budget is. Een frisse blik van dit soort mensen zal jullie nog lang bij blijven.

Planning

Plan de activiteiten van tevoren vast in over de dagdelen. Dit kun je dan ophangen zodat iedereen weet hoe laat hij of zij wordt verwacht. En tja, het weer in Nederland… dat kan nog wel eens verrassend uit de hoek komen. Je wilt natuurlijk niet in de stromende regen staan voetballen. Dus: regel voor alle buitenactiviteiten een gezellig plan B voor als het weer even niet meewerkt.

Het is slim om ook de etenstijden mee te nemen in je planning. Laat daarnaast wat tijd vrij die teamleden zelf mogen invullen. Een beetje ontspanning is ook belangrijk!

Samen afsluiten op de laatste dag

Aan alles komt een einde, zo ook aan het teamweekend. Hopelijk hebben jullie een leuke tijd gehad, dan wordt het nu tijd voor een mooie afronding.

Opruimen

Het is misschien niet de leukste, maar wel een belangrijke activiteit: samen ervoor zorgen dat je de accommodatie aan het einde van het weekend weer schoon aflevert. Uiteraard moet iedereen helpen met het opruimen van de kamers. Doe zelf de laatste check om zeker te weten dat alles netjes is. Het zou zonde zijn als jullie de borg niet terugkrijgen.

Sluit samen af

Aan het einde van het weekend baalt iedereen waarschijnlijk dat het alweer voorbij is. Sluit gezellig samen af en zet de nodige mensen nog even in het zonnetje. Dit is gelijk een mooi moment voor de groepsfoto: een leuke herinnering voor later. Na deze gezamenlijke afsluiter is iedereen vrij om te vertrekken of nog even na te praten.

Zo maak je het weekend écht af

Een succesvol teamweekend vliegt voorbij. Hopelijk heeft iedereen een top tijd gehad en gaat het team moe maar voldaan naar huis toe. Voor de commissie zijn er nog een aantal actiepunten. Allereerst wil je zo snel mogelijk een enquête uitzetten: wat vonden je teamgenoten leuk? Wat kan er volgende keer beter? Nu het weekend nog fris in het geheugen staat is alle input hartstikke waardevol.

Daarnaast is het tof om een video te maken van de beelden die tijdens het weekend zijn geschoten. Dit zijn leuke herinneringen voor het team en bovendien kan zo’n video goed als promotie voor je club worden gebruikt.

Op naar een geweldig teamweekend!

Het organiseren van een teamuitje is best wat werk. Maar met een beetje hulp van het team gaat het vast en zeker lukken. Het weekend is een geweldig moment voor het team om dichter bij elkaar te komen en samen op een andere manier te genieten van jullie hobby.

Je trip zal gevuld zijn met leuke activiteiten op een mooie locatie. Dat blijft iedereen vast nog lang bij. Hopelijk gaan jij en je club met deze tips ook een super weekend tegemoet. Veel plezier!

Takenlijst voor de organisatiecommissie

Om alles nog even voor je op te sommen, hebben we een handige checklist ontworpen met alle informatie. Loop de lijst af met je commissie om te zorgen dat je geen belangrijke dingen vergeet.

• Je kunt deze handige takenlijst hier als pdf downloaden
• De uitnodiging kun je hier downloaden